Zakładanie spółki, choć ułatwione przez nowoczesne narzędzia takie jak system S24, wciąż może być obarczone ryzykiem błędów. Nawet najmniejszy błąd w dokumentach lub nieprzestrzeganie przepisów może opóźnić proces rejestracji lub wręcz uniemożliwić założenie firmy. W tym artykule omówimy najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców podczas rejestracji spółki i podpowiemy, jak ich unikać, aby proces przebiegł sprawnie.
Niepoprawna lub niewłaściwa nazwa spółki
Jednym z najczęstszych błędów przy rejestracji spółki jest wybór nazwy, która już istnieje lub nie spełnia wymogów formalnych. Nazwa spółki musi być unikalna i nie może wprowadzać w błąd co do rodzaju działalności. Przed wyborem nazwy warto sprawdzić w bazie KRS, czy wybrana nazwa nie jest już zarejestrowana przez inną firmę.
Jak uniknąć tego błędu?
Przed rozpoczęciem rejestracji należy dokładnie sprawdzić dostępność nazwy w rejestrze przedsiębiorców KRS. Dodatkowo, należy upewnić się, że nazwa nie zawiera sformułowań, które mogłyby wprowadzać w błąd potencjalnych klientów co do rodzaju oferowanych usług.
Błędy w umowie spółki
Umowa spółki jest fundamentem prawnym każdej firmy i jej niepoprawne sporządzenie może skutkować odrzuceniem wniosku o rejestrację. W umowie spółki muszą znaleźć się wszystkie niezbędne elementy, takie jak nazwa, siedziba, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego oraz udziały wspólników. Brak jakiegokolwiek z tych elementów może sprawić, że umowa będzie nieważna.
Jak uniknąć tego błędu?
W przypadku rejestracji przez system S24, umowa spółki jest generowana automatycznie na podstawie wypełnionych formularzy, co zmniejsza ryzyko błędów. Natomiast przy tradycyjnej rejestracji warto skorzystać z pomocy prawnika, aby upewnić się, że wszystkie wymagane informacje zostały zawarte.
Niewłaściwie wniesiony kapitał zakładowy
Wniesienie kapitału zakładowego to kluczowy krok w procesie rejestracji spółki. Kapitał zakładowy musi być wniesiony jeszcze przed rejestracją, a jego minimalna wysokość w przypadku spółki wynosi 5 000 zł. Częstym błędem jest brak potwierdzenia wniesienia kapitału lub nieprawidłowe określenie jego wartości w umowie spółki.
Jak uniknąć tego błędu?
Wspólnicy powinni dokładnie określić, jak wniesiony kapitał będzie podzielony między nich, a potwierdzenie wniesienia środków należy przedstawić w postaci oświadczenia o wniesieniu kapitału zakładowego. W przypadku aportu (wkładów niepieniężnych) wartość tych wkładów powinna być precyzyjnie ustalona, a w razie potrzeby może być wymagane sporządzenie opinii biegłego rewidenta.
Niezgłoszenie zgody członków zarządu
Często pomijanym, ale kluczowym wymogiem przy rejestracji spółki jest oświadczenie członków zarządu o wyrażeniu zgody na objęcie funkcji. Osoby powołane na stanowiska w zarządzie muszą formalnie wyrazić zgodę, co jest jednym z wymagań, aby spółka mogła zostać poprawnie zarejestrowana. Brak tego oświadczenia może skutkować odrzuceniem wniosku.
Jak uniknąć tego błędu?
Każdy członek zarządu powinien złożyć pisemne oświadczenie o wyrażeniu zgody na objęcie funkcji. Dokument ten musi być załączony do wniosku o rejestrację spółki. Ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie osoby wchodzące w skład zarządu dostarczyły swoje zgody przed złożeniem wniosku do KRS.
Karalność jako przeszkoda w pełnieniu funkcji w zarządzie
Bardzo istotnym wymogiem prawnym, który często jest pomijany, jest kwestia karalności osób wchodzących w skład zarządu. Polskie prawo jasno określa, że osoby, które były skazane prawomocnym wyrokiem za określone przestępstwa gospodarcze, np. oszustwa finansowe, nie mogą pełnić funkcji członka zarządu w spółce.
Jak uniknąć tego błędu?
Przed powołaniem członka zarządu należy upewnić się, że osoba ta nie była karana za przestępstwa, które uniemożliwiają pełnienie tej funkcji. W przypadku wątpliwości warto zasięgnąć porady prawnej lub zwrócić się o odpowiednie zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. Wspólnicy powinni być świadomi, że sąd rejestrowy może weryfikować karalność członków zarządu, a wykrycie tego rodzaju nieprawidłowości może skutkować odrzuceniem wniosku o rejestrację.
Niekompletne lub błędne dane wspólników i członków zarządu
Kolejnym częstym błędem jest podanie niekompletnych lub błędnych danych dotyczących wspólników lub członków zarządu. Błędy takie jak literówki, nieprawidłowe adresy zamieszkania czy brak numerów PESEL mogą skutkować odrzuceniem wniosku przez KRS.
Jak uniknąć tego błędu?
Przed złożeniem dokumentów warto dokładnie sprawdzić, czy wszystkie dane osobowe wspólników i członków zarządu są poprawnie wpisane. Należy również upewnić się, że dane te są zgodne z dokumentami tożsamości oraz że każda osoba złożyła odpowiednie oświadczenia (np. zgoda na pełnienie funkcji w zarządzie).
Niewłaściwie przygotowana lista wspólników
Lista wspólników to dokument, który musi być załączony do wniosku o rejestrację spółki. Brak listy wspólników lub błędne informacje zawarte w tym dokumencie mogą opóźnić proces rejestracji. Lista wspólników musi zawierać pełne dane wszystkich osób, które posiadają udziały w spółce, oraz dokładną liczbę udziałów przypisanych do każdej osoby.
Jak uniknąć tego błędu?
Przygotowując listę wspólników, należy upewnić się, że każdy wspólnik jest dokładnie uwzględniony, a dane osobowe są poprawnie wpisane. Lista musi być podpisana przez członków zarządu przed złożeniem wniosku do KRS.
Opóźnienia w dostarczeniu dokumentów rejestracyjnych
Rejestracja spółki wymaga dostarczenia wszystkich niezbędnych dokumentów w odpowiednim czasie. Opóźnienia w dostarczeniu dokumentów, takich jak umowa spółki, lista wspólników, czy oświadczenia członków zarządu, mogą skutkować odrzuceniem wniosku lub znacznym opóźnieniem w procesie rejestracji.
Jak uniknąć tego błędu?
Zaleca się przygotowanie wszystkich wymaganych dokumentów z wyprzedzeniem i dokładne sprawdzenie, czy są one kompletne. W przypadku korzystania z systemu S24 warto upewnić się, że wszystkie dokumenty zostały poprawnie przesłane i podpisane elektronicznie.
Inna opcja: Gotowa spółka jako szybkie rozwiązanie
Dla przedsiębiorców, którzy chcą uniknąć błędów związanych z dokumentacją i szybko rozpocząć działalność, istnieje możliwość zakupu gotowej spółki. Gotowa spółka ma już wszystkie niezbędne dokumenty i jest w pełni zarejestrowana, co pozwala na natychmiastowe rozpoczęcie działalności. To rozwiązanie eliminuje ryzyko błędów związanych z procesem rejestracyjnym.
Podsumowanie
Rejestracja spółki to proces, który wymaga dokładności i znajomości przepisów. Najczęstsze błędy związane są z nieprawidłowym sporządzeniem dokumentów, niekompletnymi danymi wspólników oraz nieprzestrzeganiem wymogów prawnych, takich jak karalność członków zarządu. Aby uniknąć opóźnień i problemów z rejestracją, warto skorzystać z dostępnych narzędzi, takich jak system S24, lub rozważyć zakup gotowej spółki.