Trzeba się przyłożyć, aby właściwie wytypować salę konferencyjną. W jaki sposób do poszukiwań powinien podejść odpowiedzialny za to pracownik? Wystarczy trzymać się kilku podstawowych zasad, aby osiągnąć cel. Poszukiwania idealnej sali na firmowy event nie należą do prostych zadań. Pomieszczenie, w którym ma się odbyć dane wydarzenie, musi spełniać określone kryteria wymagane przez organizatora. Na co powinien zwracać uwagę, aby konferencja zakończyła się sukcesem? O czym pamiętać, a z czego ewentualnie zrezygnować?
Gdzie odbędzie się konferencja?
Nawet najwspanialsza, najnowocześniejsza sala nie zostanie doceniona przez uczestników, jeśli będą mieć problemy z dotarciem na miejsce. Organizatorzy muszą mieć na uwadze to, czy zaproszeni bez trudu dojadą do obiektu (hotelu, centrum kongresowego etc.), niezależnie od tego, czy zdecydują się wsiąść w samochód, czy w środek transportu publicznego. Firmy próbują minimalizować wydatki, przez co ich eventy niekiedy odbywają się w lokalach na obrzeżach miasta albo w pewnej odległości od niego. Z pewnością ma to swój urok, niemniej należy się upewnić, czy wszyscy dotrą tam bez problemu.
Ten aspekt znika, gdy organizator podejmie decyzję o urządzeniu wydarzenia w większym mieście. Przykładowo, konferencje w Krakowie wiążą się nie tylko z eventem w miejscowości z dużą liczbą atrakcji turystycznych. Goście mają możliwość zwiedzania historycznych zakątków, a także spędzenia więcej czasu w samym obiekcie. W tak dużej aglomeracji nie brakuje prestiżowych hoteli z przestronnym parkingiem, świetnym położeniem oraz bogatą ofertą udogodnień. Impreza może być znakomitą okazją do poznania miasta.
Nowoczesny sprzęt w salach konferencyjnych
Poza lokalizacją znaczenie ma wyposażenie samej sali. Dobrej jakości sprzęt nagłaśniający lub inne urządzenia wykorzystywane w tego typu imprezach przyciągają małe oraz większe firmy. Można przywieźć własny sprzęt ze sobą, ale generuje to dodatkowe utrudnienia. Łatwiejszym rozwiązaniem będzie wybór sali z odpowiednią aparaturą.
Z tym podpunktem wiąże się kolejna wskazówka, dotycząca dostosowania sali do potrzeb organizatora. Musi wybrać taką salę, która będzie odpowiednia na jego wydarzenie. Nie powinna być zbyt duża, gdyż wtedy można uzyskać wrażenie, że pojawiła się tylko część zaproszonych. Nie może też być zbyt mała, ponieważ nie zapewni obecnym komfortu. Ponadto powinna pasować aranżacją do charakteru imprezy. Przykładowo, nie każda sala nadaje się zarówno na konferencje, jak i np. na wystawę sztuki nowoczesnej. Może mieć zbyt oryginalny design, aby sprawdzić się przy konferencji medycznej albo odwrotnie, być zbyt minimalistycznie urządzona według miłośników luksusu.
Dodatkowe udogodnienia dla uczestników
Ostatnia, piąta sugestia ułatwiająca wybór sali, to oferta usług. Wydawałoby się oczywiste, ale nie każdy organizator sprawdza, co poza wynajmem pomieszczeń może wchodzić do cennika. Tymczasem koszty mogą obejmować catering, obsługę w trakcie wydarzenia, nocleg lub atrakcje typu SPA, basen czy siłownia. Być może inwestycja w urządzenie imprezy w takim hotelu będzie wiązała się z większymi wydatkami, ale z pewnością się opłaci. Wiedzą o tym obiekty w dużych miastach, oferujące np. sale konferencyjne w Warszawie czy Krakowie. Uczestnicy takich imprez bardzo dobrze się o nich wyrażają. Doceniają starania firmy, dzieląc się doświadczeniami z wydarzenia ze swoimi znajomymi oraz kontrahentami. To wymierne korzyści, o które warto zadbać, jeśli chce się rozwijać swój biznes.